Enquadramento fiscal das despesas incorridas no âmbito do teletrabalho

PUBLICAÇÕES SÉRVULO 25 Jan 2023

As recentes alterações legislativas no âmbito do regime jurídico do teletrabalho – constantes da Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro que veio alterar o Código do Trabalho quanto a este tema – têm vindo a suscitar dúvidas no que toca ao enquadramento fiscal das despesas incorridas com a realização do teletrabalho, quer do ponto de vista do trabalhador, quer do empregador.

Assim, a Autoridade Tributária emitiu, no passado dia 18 de janeiro, o Ofício-Circulado n.º 20.249 que pretende responder às questões que se têm vindo a levantar quanto a este tema.

Regime jurídico do teletrabalho

Neste contexto, e nos termos do n.º 2 do artigo 168.º do Código do Trabalho, na redação que lhe foi dada pela Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro, “[s]ão integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, (…), incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas”.

Para este efeito, estabelece o n.º 3 do referido artigo 168.º do Código do Trabalho que são “despesas adicionais” as que correspondem à aquisição de bens ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo de teletrabalho, assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo.

O valor da compensação a pagar, pelo empregador, é, então, apurado por referência aos custos suportados pelo trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo, mediante apresentação dos documentos comprovativos respeitantes a esse mês e ao mês a que respeita o acréscimo dos custos que originam o direito à compensação. A documentação apresentada pelo trabalhador deve indicar inequivocamente, segundo o entendimento da Autoridade Tributária, que respeita ao local de trabalho que foi identificado no acordo de teletrabalho, embora não se exija que o trabalhador figure como titular na documentação apresentada.

Regime fiscal especial

Com relevância em matéria fiscal, dispõe o n.º 5 do mesmo artigo 168.º que a compensação por despesas adicionais “é considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador e não constitui rendimento do trabalhador”.

Esta norma aborda duas perspetivas fiscais distintas: por um lado, permite a dedutibilidade destes gastos, em sede de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (“IRC”), ao nível do empregador e, por outro, prevê que os mesmos não constituirão rendimento tributável, para efeitos de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (“IRS”), ao nível dos trabalhadores que as recebam.

Contudo, esta norma deve ser analisada em conjunto com as condições exigidas pelo regime do teletrabalho, e em particular, com o conceito de “despesas adicionais”, pois, apenas se forem cumpridas nele previstas, será possível que, sobretudo, os trabalhadores beneficiem deste regime fiscal especial.

IRC

A dedutibilidade, em sede de IRC, destas despesas, implica que as mesmas se encontrem devidamente suportadas através dos documentos acima elencados.

Encontrando-se cumpridas tais condições, estas despesas constituem um gasto dedutível para os empregadores. Saliente-se que o Ofício-Circulado em análise vem ainda esclarecer uma questão pertinente que se suscitava até agora, confirmando que estes gastos serão dedutíveis, na esfera do empregador, ainda que o trabalhador não figure como titular na documentação/faturação (por exemplo, caso as faturas sejam emitidas em nome do cônjuge).

Sem prejuízo, sempre se diga que, quando tal não suceda, por exemplo caso o empregador opte – como sabemos ser a prática do mercado – pelo pagamento de um valor fixo mensal, estes gastos continuarão a ser considerados dedutíveis para efeitos de IRC, uma vez que os mesmos qualificam como rendimento do trabalho dependente.

IRS

De forma paralela, respeitadas as condições do regime do teletrabalho, e existindo um ressarcimento direto e comprovado das despesas adicionais com o teletrabalho, os montantes recebidos, pelos trabalhadores, não constituirão um rendimento sujeito a IRS.

Todavia, caso o trabalhador não comprove as despesas adicionais incorridas nos termos acima explanados ou o empregador opte pelo pagamento de um valor fixo mensal, então tais montantes não poderão beneficiar deste regime benéfico de IRS.

Nesta medida, os mesmos serão qualificados como rendimento do trabalho dependente e, nesta medida, sujeitos a IRS.

Procedimentos a adotar pelos empregadores

Dependendo do enquadramento das compensações pagas ao trabalhador, em sede de IRS, assim existirão diferentes procedimentos a adotar pelo empregador:

• No caso dos pagamentos efetuados a título de ressarcimento de despesas adicionais devidamente comprovadas pelo trabalhador, a entidade empregadora deverá dispor da seguinte informação:
  • Acordo estabelecido entre o trabalhador e a entidade empregadora quanto ao regime de teletrabalho;
  • Evidência do acréscimo de despesas do trabalhador, com documentação/faturação apresentada pelo trabalhador que compare as despesas homólogas no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo e que indique inequivocamente que respeita ao local de trabalho que foi identificado no acordo celebrado com a entidade empregadora, apesar de não ser exigível que o trabalhador figure como titular na documentação/faturação;
  • O documento comprovativo deve aferir-se pelo processamento salarial ou documento idêntico, sendo este o documento fiscalmente relevante para a entidade empregadora, a qual refletirá essa compensação paga para despesas adicionais do trabalhador na Declaração Mensal de Remunerações (“DMR”), como rendimento do trabalho não sujeito (código A23);
• Já o pagamento de valores a título de compensação pecuniária para fazer face ao acréscimo de encargos em razão da prestação do trabalho em regime de teletrabalho sem que haja conexão direta com as despesas adicionais efetivas por parte do trabalhador, deverá ser refletido pela entidade empregador na DMR no âmbito dos rendimentos sujeitos.

Teresa Pala Schwalbach | tps@servulo.com

Isabel Guimarães Salgado | mis@servulo.com